Tipsen: Så upphandlar du headset till företaget

Kontoret Pris är inte det styrande vid köp av headset. Det säger Birgitta Rönnquist,  upphandlare på Försäkringskassan, som sällan väljer det billigaste. Här delar hon med sig av sina bästa tips.

Tipsen: Så upphandlar du headset till företaget

I en stor organisation som Försäkringskassan finns det väldigt många olika behov att ta hänsyn till när man ska köpa in hörlurar.
– De flesta har ju redan någon form av headset till mobiltelefonen. Men i och med att många jobbar hemifrån i större utsträckning kan det vara så att man behöver byta till ett mer bekvämt alternativt eftersom man sitter i video- och telefonmöten med lurarna på länge, ibland hela dagarna, säger Birgitta Rönnquist.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår unika digitala Premium-tjänst öppen bara för prenumeranter.
  • Ett nischat nyhetsbrev för just ditt intresseområde; Professional eller Contact Center.
  • Full tillgång till vår digitala kunskapsbank med över 16 000 artiklar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

För henne är det viktigt att lurarna ska kännas bekväma. Hon rekommenderar hörlurar med extra mjuka öronkuddar vid öronen, som och inte alls behöver vara en speciellt dyr produkt. Men på en stor organisation som Försäkringskassan finns det väldigt många olika behov att ta hänsyn till.
– Vissa kanske har en hörselnedsättning och då är det viktigt att de får ett par hörlurar anpassade efter den. Medan de som arbetar i ett öppet kontorslandskap med mycket ljud omkring sig behöver ett headset med brusreducerande teknik. Men samtidigt kanske den funktionen blir överflödig för de som arbetar hemifrån, då kan man satsa på enklare hörlurar istället.

Se till att ha en god relation med leverantören

Att arbeta med upphandling på en myndighet innebär att man måste följa lagen om offentlig upphandling medan privata företag har möjligheten att vända sig direkt till leverantörerna. Oavsett om man arbetar i offentlig eller privat sektor tycker Birgitta Rönnquist att det är viktigt att ha en god relation och öppen dialog med sina leverantör – i synnerhet inom ett produktområde där tekniken utvecklas i rasande takt och där produkterna snabbt når slutet av sin livsscykel (end of life).
– Vid en upphandling är det viktigt att göra en bra omvärldsanalys för att förstå vad som finns på marknaden. Därefter behöver man förstå vilka behov som finns inom organisationen och slutligen gäller det att följa upp med rätt produkter.

När Birgitta Rönnquist tecknar avtalen med en leverantör är hon noga med att se till att avtalet ger möjligheten att byta ut produkterna när de når ”end of life” och att leverantören då är skyldig att erbjuda en uppdaterad vara.
–  Innan man påbörjar en upphandling inom ett område kan man skapa en så kallad RFI (request for information) och annonsera på någon av de publika upphandlingssajterna, för att bilda sig en uppfattning om vad som finns på marknaden.

Är det alltid priset som styr?
– Nej, absolut inte, det är väldigt sällan priset styr valet av produkter. Vi har ett antal måsten som vi kallar för ”Ska-krav” och det är kriterier som leverantören måste leva upp till. Sedan har vi andra utvärderingskriterier som ”Bör-krav” eller ”Redogör-krav” som vi utvärderar utifrån en poängställning som finns beskriven i våra upphandlingsunderlag. Det innebär kortfattat att valet faller på en leverantör som kan leverera bra både på funktionalitet, prisbild och kvalitet. Och slutligen gör vi en samlad bedömning utifrån alla dessa parametrar.

Fyra tips – så upphandlar du headset

  1. Ta reda på vad som finns på marknaden genom att göra en omvärldsanalys.
  2. Ta reda på vilka behov som finns inom verksamheten. Alla anställda har olika förutsättningar och behov.
  3. Följ upp för att se att de anställda har rätt grejer.
  4. Avtala med leverantören om att få byta ut produkterna när de blir utdaterade och når ”end of life”. Se till att leverantören skyldig att erbjuda en annan vara.

Senaste artiklarna

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde.