Tre exempel: Så tar vi nästa steg med Teams 2022

Som konsult är Linus Cansby ofta ute hos kunder och han berättar att hemmakontoren är optimerade för hybridarbete, men att de flesta nu behöver se över den digitala miljön på kontoren.
– Det kan vara så att man behöver sätta upp skärmskydd i de öppna kontorslandskapen och komplettera med externa skärmar och separata telefonbås – eftersom vi sitter mer i telefon- och videomöten nu än tidigare. Även konferensrummen behöver optimeras för hybridmöten.

Stor förändring med corona

Håkan Axelsson som är it-chef på Varbergs kommun berättar att de började med Teams redan 2017 – men att de då främst var entusiasterna som använde verktyget – något som corona förändrade.
– Vi har bestämt att om ett mejl har fler än en mottagare så ska man använda Teams istället. Och det har gjort stor skillnad på inkorgen, som har minskat enormt. Dessutom har vi försökt trumma in hos personalen att alltid ha kameran på – vi försöker alltid ringa med bild.

För att accelerera den ”digitala fingerfärdigheten” inom Varbergs kommun har man anställt en person som enbart jobbar med med att utbilda de anställda inom Teams, hybridmöten och andra digitala tjänster.
– Vi gillar helheten i Teams och använder mest video-, telefon- och chattfunktionen – och har även tillgång till Viva Insights.

Tio år bakåt i digitaliseringen

Hans Axelsson tycker att de är synd att verksamheter som Skatteverket väljer bort Teams för att de anser det vara olagligt.
– Det är tråkigt att de gör den bedömningen. Det skulle vi också kunna göra om vi ville backa digitaliseringen tio år. Istället har vi försökt göra en rimlig bedömning. Vi har riktlinjer om att bara harmlös information får delas i Teams. Rör det sig om känsliga personuppgifter eller sekretessmaterial då ska det ligga i verksamhetssystem som hanteras intern hos oss.

Håkan Axelsson berättar att Socialförvaltningen hanterar en hel del känslig information och att den således inte hanteras genom Teams, e-post eller annan molnbaserad lösning.
– Men sedan vi gick över till Teams telefoni har vi på nytt tagit ställning till säkerhetsaspekten och landat i att det visst går att använda ljud- och videoströmmen för att prata sekretess. Men däremot avråder människor från att skriva i chatten.

Många tänker säkerhetsfrågan

Linus Cansby tror att de flesta tänker på säkerhetsfrågan, men att man kanske inte har tagit i att säkra upp den information man har än.
– Många har en multifaktorsinloggning idag men informationen man sparar kanske inte är säkrad. Så länge informationen ligger i Teams så är den säker – men man har ingen koll på om den har skickats vidare till någon annan. Det går att slå på så att ”känsliga uppgifter” inte sparas i ett dokument eller så att de inte går att skicka vidare utanför organisationen.

Teamskonsulten menar att det inte går att förhindra att känslig information fotograferas av – men att man med hjälp av Teams kan förhindra så den inte mailas vidare eller skrivs ut av misstag.
– Den här tekniska möjligheten ska mer ses som ett hjälpmedel för att information inte ska spridas av misstag än som ett sätt att förhindra att företagshemligheter sprids medvetet.

Teams-telefoni allt mer intressant

Enligt Linus Cansby är de flesta företag inkörda på chatt- och mötesfunktionerna och just nu börjar allt fler fått upp intresset för Teams telefoni.
– Vi märker att många företag, i synnerhet de med många internationella förbindelser går över till Teams telefoni –  helt enkelt för att det är smidigare att ringa utomlands med Teams än med en vanlig telefon.

Lotta Karlsson är servicechef på Academic Work som har verksamhet i sex olika länder.  Hon berättar att de blev inkastade i Teams i samband med pandemin och att de nu håller på att ta ett större grepp om hur kommunikation och information ska delas inom företaget.
– Under pandemin har det naturliga för folk blivit att använda Skypechatten, Teamschatten och mejl för kommunikation med varandra. Men även sms och vanlig telefon.

Dra upp riktlinjer för kommunikation

Hon har en förståelse för att det kan skapa en viss förvirring att ha så många olika kommunikationsvägar – vilket är anledningen till att man nu har tillsatt en projektgrupp som ska sätta upp riktlinjer för hur man ska kommunicera och använda Teams mer effektivt framöver.
– Vi använder Teams främst för grupp- och individchatt. Det minskar mängden mail men det är också mycket enklare att läsa och svara på en chatt än ett mail.

Hon berättar att de håller på att rusta upp konferensrummen. Att de utvärderar verktyg som Yammer och Viva Insights. Och att de nyligen gått över till Teams telefoni även om de hade kunnat fortsätta med Skype – eftersom stödet för det försvann i somras, å de hade programmet på egna servrar. Men att de ser en stor fördel med att samla allting under samma tak.
– Vi är ett bemanningsföretag med verksamhet i flera länder och har många anställda som är beroende av telefoni – vi har fått feedback från medarbetare att det underlättar att kunna ringa direkt från datorn. Dessutom har vi en hel del rekryteringsassistenter som är deltidsanställda utan egna jobbtelefoner – och med Teams telefoni kan de få ett fast arbetsnummer och ringa direkt från datorn.

Viva blir nästa stora steg

Teamskonsulten tror att automatiseringar och den nya Viva-plattformen kommer att bli nästa stora steg.
– Jag har kunder som börjat använda Viva Insight och Viva Connections, men även Learning som släpptes nyligen – det är en plattform där du samlar alla utbildningar på en plats – och där företagen även kommer att kunna rigga upp sina egna utbildningar på sikt.

Vad tror du att Teams kommer att spela för roll i framtiden?
– Det roliga med Teams är det är lite som en Lego-låda. Häll ut bitarna framför ett barn så kommer de bygga något helt annat än om du hade hällt ut samma bitar framför ett annat barn. Lite så är Teams också. Går du till ett företag så har de byggt upp strukturen på sitt sätt. Det gör Teams till en väldigt levande miljö. Och Microsoft själva, ser det mer som en plattform än som en applikation. Jag tror vi kommer att få se många fler applikationer framöver, både från Microsoft själva men också från tredje part. Till exempel CRM-system som flyttar in i Teams.