Tre ökade kreativiteten på distans med spelifiering

Coronapandemin har verkligen snabbat på digitaliseringen i många företag. För flera är det här med att medarbetarna jobbar hemifrån nytt, det har inte varit tillåtet på många arbetsplatser tidigare. Folkhälsomyndighetens rekommendationer om att alla som kan ska arbeta hemifrån ser ut att ligga kvar året ut. Det finns med andra ord all anledning att satsa på att utveckla och finslipa samarbetsformerna på distans nu under hösten.

De enklaste sakerna med att jobba hemifrån är de kommunikativa delarna: prata med varandra, ha möten och dela skärm för att visa saker. Det är de kreativa delarna som workshops, standups och agila möten – där vi ska skapa och tänka nytt – som blir en utmaning digitalt. Tidigare har vi förlitat oss på processer där vi hämtat mycket från varandras kroppsspråk, kunnat ha snabb dialog och samskapat, exempelvis med färgglada lappar samlade vid en whiteboard. De goda nyheterna är att det går att vara kreativ även på distans, men det kräver att man tänker till lite extra.

Kreativitet med gamification på Tre

Helena Körberg började i mars i en ny roll på Tre som gruppchef för en utvecklingsavdelning inom it. Hon fick två veckor tillsammans med avdelningen på kontoret innan företaget beslutade att alla skulle arbeta hemifrån. Avdelningen arbetar med att implementera nya priser, kampanjer och liknande och består av tre agila utvecklingsteam om totalt 25 personer. 11 finns i Chennai i Indien, resten i Stockholm.

Distansarbete ingick alltså redan före pandemin, men det blev ändå stor skillnad när alla jobbade från olika platser. En vecka efter att Stockholmskontoret övergick till hemarbete satte Indien in mycket strikta restriktioner i kampen mot Covid-19 och kollegorna där började också att arbeta hemifrån.

”Alla saknade det sociala”

Teamen kom snabbt på banan med att arbeta hemifrån och det gick betydligt bättre än man kunde förvänta sig. Alla fortsatte att leverera som vanligt utan någon dipp i sin produktivitet. Helena Körberg insåg dock snabbt hur mycket alla saknade det sociala med att träffas på kontoret.

– Vi provade att ha Teams-fika en gång i veckan, men det kändes lite krystat med 25 personer som pratade i mun på varandra. Vi började köra quiz-tävlingar för att ha kul ihop, som någon frivillig tog fram. Det har blivit quiz med stor variation, jag har lärt mig så mycket om bilmodeller eller var maträtter kommer ifrån.

De har också haft färgkodade dagar, en fredag hade alla blå kläder på sig under Teams-fikat och i den dagens quiz handlade frågorna om färgen blå på olika sätt. Inför påsk var temat givetvis gult och frågorna handlade om hur man firar påsk i Sverige. Hon berättar också att teamen på sina måndagsmöten kört charader via Teams.

– Jag insåg ändå att det fanns en risk att produktiviteten skulle gå ner på sikt om avsaknaden av att träffas på riktigt skulle minska motivationen. Jag pratade om det här med vår agila coach Beata Padlo flera gånger och hon kom så småningom med en kreativ idé om en tävling teamen emellan som vi bestämde oss för att testa, säger Helena Körberg.

Teamen fick tävla mot varandra

Tävlingen byggde på tekniken gamification, eller spelifiering som det också kallas, som handlar om att motivera, engagera och förstärka eller förändra beteenden. För Helenas medarbetares del blev det ett spel som pågick under juni månad. Löpande fick teamen nya jobbrelaterade utmaningar att lösa som handlade om att förbättra sitt arbetssätt, göra dem mer agila och autonoma, få dem att samarbeta bättre och bli medvetna om sina styrkor och sina utmaningar.

– Det kunde vara saker som ”identifiera era intressenter”, ”identifiera era supportrar” eller ”identifiera era bad guys”. Det kunde också vara saker som att komma överens om teamets gemensamma värderingar, gemensamma mål och teamets motto. En annan utmaning var att dokumentera teamets historia. De fick själva välja hur uppgifterna skulle lösas och för varje avklarad utmaning fick de en ”badge” som bevis på prestationen. Vi firade på distans före semestern där alla teamen var vinnare eftersom de utvecklats, men det team som fått flest ”badges” vann en ny bakgrund i Teams på en stor pokal och äran att bli ”PCM Agile Champion”.

Nytt spel i oktober

Helena Körberg tycker att spelet fungerade fantastiskt bra och de planerar för en ny omgång i oktober. Det var inte bara de som vanligtvis är aktiva som deltog, utan alla bidrog och ville vara med.

– Jag är fascinerad av det engagemang hos medarbetarna som tävlingen teamen emellan genererade. Själva tävlingsmomentet gjorde att de snabbt hittade sätt att diskutera och jobba med utmaningarna tillsammans och dialogen i teamen blev mer öppen. Efter en månads tävling upplever jag att teamen är starkare och mer sammansvetsade än någonsin – trots distansarbete. Framför allt har våra medarbetare i Chennai inkluderats i teamen på ett helt nytt sätt än tidigare eftersom de kunnat delta och bidra på exakt samma villkor som övriga. Teamen har också blivit mer produktiva eftersom kommunikationen fungerar och man därmed kommer snabbt till beslut.