Varbergs kommun först med Teams-telefoni: ” Vägt juridik mot it-säkerhet”

Telefoni Varberg är första kommun i Sverige med att lägga sin telefoni i Microsoft Teams. För Telekom idag berättar projektledaren om valet – och varför de vågar där andra tvekar.

Varbergs kommun först med Teams-telefoni: ” Vägt juridik mot it-säkerhet”

Molnet kommer med fantastiska möjligheter, men i takt med att information flyttas, digitaliseras och distribueras – kommer utmaningar. En diskussion som tagit stor plats i det offentliga Sverige är huruvida tjänster som tillhandahålls av amerikanska teknikjättar som Google, Amazon och Microsoft är juridiskt hållbart att använda.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Total tillgång till alla guider och tester
  • Premiumnyheter med de senaste trenderna
  • Fullt fokus på att du ska göra rätt kommunikationsval
  • Tryckt magasin med sex nummer om året
Redan prenumerant?

När Varbergs kommun skulle lägga om sin telefoni valde man efter en genomlysning att lägga den i Teams. Mary Todelius, projektledare inom it på kommunen, berättar om varför de valde Microsoft-spåret och resan som gjorde att de landade där.
– När vi fick nys om att Microsoft skulle avveckla Skype, som vi då hade telefonin i, var det naturligt att titta efter annat. Vi hade då en gammal servermiljö med 22 servrar i två hallar. Att uppgradera dem för att satsa på Skype som var på väg ut var ju inte långsiktigt, säger Mary Todelius.

Förenklar för medarbetarna

Lösningen man hamnade i var Microsoft Teams och sedan den 1 juni har Varberg nu sin telefoni kopplad via samarbetsplattformen.
– Vi valde det för att förenkla för medarbetarna, men även för att öka it-säkerheten. I dag har vi Teams tillsammans med Tendfor – och det är navet i vår telefonilösning. Vidare så har vi Telenor för att komma ut på telenätet och utöver det så har vi frikopplat våra mobiltelefoner från Teamstelefonin. Dock kan man använda Teams-appen i sin mobil för att på så sätt få med sig den även när man inte är på kontoret.

Enligt Mary så har övergången gjort att det blir enhetligt och tydligt för medarbetare vad som gäller – och att samla allt på ett och samma ställe ser hon som ett klart plus.
– Du kommunicerar internt och externt, har chatt, dina möten och samarbete på ett ställe – det blir naturligt. Sen har vi ju Tendfor som integrerad app i Teams för alla gruppnummer. Det innebär att är du en person som ska logga in i en grupp för att besvara ett huvudnummer – så gör du det i Teams.

Så fungerar telefonin

Rent tekniskt innebär det att telefonin går via Telenors Direct Routing in till Teams där den sedan pekar mot köer i Tendfor.
– Vi är en ren molnplattform som kör helt mot Microsofts API:er. Den stora fördelen och vattendelaren gentemot lösningar som inte använder API:erna är att vi med det styr samtalen helt i Teams-topologin – som då blir växeln. Andra SBC-anslutna Teams-system kan man enkelt beskriva som att då ligger PBX-ersättningen, samt mycket av funktionaliteten, utanför Teams, säger Emil Emling, vd på Tendfor.

Vidare säger Emil att en integrerad lösning är mer flexibel och enklare att göra förändringar mot.
– Vi är operatörsoberoende och om du vill kan du använda hur många leverantörer av telefoni in i Teams som du vill. Det kan vara via Direct Routing eller genom Microsofts egna Calling Plans, vi fungerar med dem alla. Det här är ju en jättefördel särskilt för internationella organisationer som då får möjligheten att ha lokala breakouts av nummer från vilken operatör man vill i en global miljö. Microsoft har även gjort det enkelt att via Operator Connect göra det lätt att byta och beställa nummer av operatörerna direkt i Teams-miljön och där är Telenor först ut i Norden, säger han.

Så vad har då reaktionerna från medarbetarna i Varberg varit?
– När man gör en förändring så tar det tid att acceptera. Men med det sagt, så var det en större förändring när vi 2016 gick från traditionell växel till Skype – än den övergång vi gjort nu. Generellt så får vi mycket positiv feedback. Personligen så tycker jag det är fantastiskt. Man kan ha möten och ta samtal var man än befinner sig. Och tittar vi på den här pandemin så var Varberg väldigt väl rustad att klara det i och med att vi har Teams och nu telefonin däri, säger Mary.

Önskar utökad funktionalitet i API:er

Men även om det finns stora fördelar med att ha telefonin kopplad till Teams, så finns det ett par saker som Mary säger att medarbetarna i Varberg saknar.
– Vi skulle önska utökad funktionalitet i Microsofts API:er. Ett exempel är att vi har inte hård hänvisning än. Det innebär att du inte helt kan stänga en telefon – vilket innebär att det ringer på innan man får ett meddelande om att personen man söker sitter i möte eller av annan anledning inte kan svara i telefon. Vi saknar även möjligheten att kunna administrera vissa saker centralt. I dagsläget kan man inte skjuta ut inställningar, utan man måste instruera användare. Sen skulle vi gärna se att man likt chatten har en utfällbar app – det saknas i telefonin.

Teams var det man landade i, men hur hamnade man där? Mary säger att de gjorde en genomlysning och tittade på vad operatörerna hade att erbjuda för alternativ. Inte minst på grund av problematiken kring GDPR:
– Vi kollade på traditionella molnväxlar, exempelvis Telenor. Det var, och är fortfarande, vår operatör. Men även där såg vi liknande juridisk problematik med tredje land som Microsoft har. När det gäller telefoni är det en global affär och utan att man vet det är det väldigt många leverantörer involverade i ett telefonsamtal.

Genomförde stor konsekvensbedömning

Så om man nu såg risker med både Microsoft och traditionella operatörer – hur tacklade Varberg dem?
– GDPR är ju den stora frågan: Vi började hösten 2020 med en workshop kring risker och även en bedömning av it-säkerheten. Rekommendationen därifrån var att vi skulle göra en fullständig konsekvensbedömning på personuppgiftshanteringen i telefonin. Och då pratar vi specifikt om hanteringen i telefoni, inte i Teams eller Office 365 som helhet. Under arbetet med konsekvensbedömningen framkom att telefoni är en global angelägenhet och det är därför svårt, för att inte säga näst intill omöjligt, att få till en lösning som inte har koppling till något tredjeland. Därav har vi behövt väga juridik mot IT-säkerhet i de olika lösningarna i vår bedömning, säger Mary.

Men om alla alternativ har samma grundproblem – hur kommer det sig att man valde Teams?
– Vi gjorde bedömningen att it-säkerheten är så mycket högre hos Microsoft än alternativa lösningar, och tittar man på vad som hände Coop i somras – så inser man vikten av att den är bra, säger Mary. För att minska personuppgiftsbehandlingen hos Microsoft valde vi även på rekommendation av dataskyddsombudet att flytta röstbrevlådorna från Microsoft till Telenor.

Just problemet med att juridik och säkerhet hamnar på olika sidor är ett problem som hela offentliga Sverige brottas med.
– Vi lyfte upp det till att bli ett politiskt beslut som togs i servicenämnden. Vi har haft mycket dialog med dataskyddsombudet och är medvetna om att åsikterna går isär.

Många kommuner avvaktar

Varberg är som sagt den första kommunen som gått över till Teamstelefoni – men Mary menar att många bevakar vad som sker.
– Vi har en hel del dialog med andra kommuner. Många avvaktar och är försiktiga. De vill veta Skatteverket, Kronofogdemyndigheten med flera kommer fram till i sitt arbete som de ska redovisa i oktober. Men vi brukar redovisa vår konsekvensbedömning och vad vi kommit fram till. Och när man lyfter på locket så har de ungefär samma tankar. Det är ju fortfarande en gråzon och det finns inga prejudicerande domar. Jag hade en diskussion med en annan kommun och undrade hur de hade ställt frågan för att operatörerna skulle kunna svara ja på att de inte föll under lagstiftning i tredje land utan adekvat skyddsnivå. Men som de ställde den skulle ju även Microsoft klarat kravet – så det är verkligen ”som man frågar får man svar”.

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation.
Just nu begränsat erbjudande!