Världens utmaning

[ARTIKEL FRÅN TELEKOM IDAG NUMMER 2–2012]

Målet är en leverantör för allt och alla. Lättare sagt än gjort kan tänkas, men Procter & Gamble har lyckats med liknande projekt förut. Redan för tio år sedan valde dagligvaruföretaget att satsa på globala outsourcingupplägg inom it, telekom och hr. Med hjälp av aktörer som HP och IBM har man byggt upp en världsomspännande organisation under namnet Global Business Services som hanterar samtliga it-tjänster och backoffice-funktioner för Procter & Gamble.

Då lyckades det lokala arvet klamra sig kvar på mobilsidan. Men att sitta med ett 80-tal olika operatörsavtal, spridda supporttjänster och dito inköpsrutiner i en tilltagande smartmobilboom har på senare tid visat sig ohållbart.

– Antalet smarta telefoner i organisationen växer och kostnaderna med dem. Vi pratar en årlig ökning på 15–20 procent per år. Det innebär en rejäl utmaning för ett världsomspännande företag med 40 000 mobilanvändare som ofta är på resande fot, förklarar han.

Inte riktigt redo

Under Håkan Berggrens ledning har Procter & Gamble därför börjat organisera om. Med stöd från ett multifunktionellt team av it- och telefonikunniga, inköps-, upphandlings- och personalansvariga jobbar sig verksamheten allt längre bort ifrån inköp och support i varje enskilt land, mot en enda global upphandlingsmodell.

Än har de inte lyckats nå hela vägen, men ändå en bra bit. I Europa har de flesta mobilärendena styrts över till regionala paraplyavtal med Vodafone, i Asien Singtel och i Latinamerika Telefónica.

– Tyvärr är marknaden inte riktigt mogen för att kunna landa i ett enda globalt avtal. Inte med en motsvarighet till PTS i nära nog varje land och massvis av olika regler kring prissättning. Men genom att koncentrera oss till ett fåtal aktörer har vi kunnat pressa priserna, driva på en ökad standardisering och få förmånligare centrala rabatter, konstaterar Håkan Berggren.

TEM på agendan

Tidigare var ett stort problem för Procter & Gamble att man saknade pejl på hur mycket företaget totalt spenderade på mobiltelefoni och roaming. För det krävdes på tok för mycket manuell datainsamling. Med olika löptider var det dessutom svårt att underhålla avtalen och att förhandla till sig bra villkor på lokal nivå.

Nu har man satt upp en central portal för att homogenisera den mobila hanteringen. Här presenteras inte bara de mobilmodeller och tjänster som medarbetarna har att välja på i respektive land genom skräddarsydda kataloger på anpassat språk. Det finns också en ordermottagning för varje tidszon som erbjuder dygnet-runt-support, liksom ett centralt inventarieregister.

– I portalen håller HP som vår enda spindel i nätet i kopplingarna till såväl operatörer som övriga leverantörer. Via en TEM-modul från deras underleverantör Symphony Services kan vi hålla koll på vilken användare som använder vad för slags device och hur mycket. Något som gör det enklare att välja rätt kostnadsplaner för exempelvis mobildata och plocka bort inaktiva abonnemang, fortsätter han.

BYOD stark trend

Som en del i ledet försöker man också upprätta fler generella policys för hur medarbetarna får använda mobilen privat och i jobbet. Men här ställer bland annat lokala skatteregler till det en smula. I somliga länder får man nämligen göra generella löneavdrag för privat användning, i andra ska det debiteras på öret när.

Till råga på allt ser gränserna ut att bli än mer flytande framöver. Idag är 80 procent av alla mobiler i organisationen fullt managerade företagstelefoner och 20 procent egna, privata enheter. Men BYOD-trenden kommer starkt och inom några år tror Håkan Berggren att förhållandet kan vara det omvända. Framför allt som företaget inte kommer att ha råd att förse alla med mobiler.

– Då de terminalerna också kommer att behöva support, uppgraderingar och managering känns det helt rätt att vi redan nu satsat på TEM och mer av global kontroll. Ändå märker vi att de ständigt ökande mobilkostnaderna är svåra att komma åt, inte minst som roaming utanför gränserna är så fruktansvärt dyrt, säger han.

Dyrköpt Apple-boom

Även de valda enheterna spelar viss roll. Traditionellt sett har Procter & Gamble gått på Blackberry-linjen då mobilerna är enkla att administrera och inte så datahungriga. Men nu vill användarna ha annat. På mindre än 18 månader har exempelvis hälften av medarbetarna i USA bytt till Iphones och allt fler av de 80 000 mobillösa önskar samma smarta lurar‚ om de så ska köpa dem själva.

– Då Iphone på grund av sämre komprimering äter åtminstone tre gånger mer data än Blackberry innebär utvecklingen en stor kostnadsrisk. Även om Iphone finns på listan över godkänd teknologi så är vi väldigt restriktiva innan vi hittar ett rimligt upplägg för dataroaming, särskilt här i Europa.

Hade det funnits bättre, mer företagsanpassade roamingavtal skulle det enligt Håkan Berggren vara enklare att gå medarbetarnas önskemål till mötes. Sådan situationen ser ut tvingas man istället uppmana de som redan har Apples mobiler att helt stänga av dataroamingen och använda wifi där så är möjligt.

Förhandlar om roaming

Just avtalen för dataroaming beskriver han som en gigantisk kassako för operatörerna, tuff att komma runt. Tillsammans med Vodafone förhandlar Procter & Gamble dock i skrivande stund om ett europeiskt roamingupplägg. Lyckas parterna komma överens minskar risken för att de som använder lite data betalar för höga avtalspriser och de som använder mycket data överskrider sina gränser.

– Har man missat informationen om vad varje extra megabyte kostar kan man i dagsläget få en räkning på rena fantasisummor. Exempelvis i Schweiz där EU-direktiven om mer proaktiva spärrar hos operatörerna inte gäller, konstaterar han.

Den spridda organisationen jobbar också hela tiden aktivt för bättre, kostnadseffektivare möjligheter att samarbeta internt. Och i Håkan Berggrens tycke har man redan nu en bra mognad när det gäller uc, med satsningar på chatt, videokonferenser och mobila office extentions.

– Vi har närmast alla verktyg som finns, från Communicator till telepresence. Den stora utmaningen ligger i att flytta ut dem på de mobila användarna.