Västerås: ”Funktionen – inte plattformen som är viktig”

– Vi vill göra vår verksamhet helt tjänstebaserad. Det finns andra som är duktigare på att bygga den här typen av tjänster.

Ångrar inte den långa upphandlingstiden

Vägen till hur de arbetar inom kommunen i dag gick genom en lång kravställningsprocess – upphandlingen tog totalt två år inklusive en överklagan hos förvaltningsrätten. Till slut landade man i ett tjänstekontrakt med Tele2.

När han ser tillbaka på upphandlingsperioden ångrar han inte att de lade ner så mycket tid på kravställningen eftersom det är något de fått igen i efterhand. 

– Alla var involverade i processen. Dataskyddsombud, jurister, ekonomienheten, upphandlingsenheten, kundcenter med flera. Genom att använda sig utav kvalitetskriterier och fördefinierade användarfall som operatörerna skulle presentera, säkerställdes kvaliteten och effektiviteten i upphandlade system.

Utifrån uppfyllnad av kvalitetskriterier och utvärdering av användarfall gick det att erhålla en viss mängd poäng, varje poäng var värd en viss mängd pengar som blev till ett prisavdrag. Ett jämförelsevärde skapades genom att prisavdraget drogs bort från anbudspriset. Valet föll på den med bäst jämförelsepris – där anbudspriset var otroligt viktigt.

Fokuserade på lösningar

Enligt Daniel Lindén, som själv har en bakgrund som tekniker, ställde de aldrig några krav på själva tekniken. Utan fokus låg helt och hållet på hur lösningarna kunde möta deras behov.

– För oss var inte det viktiga vilken plattform som skulle levereras utan att våra krav uppfylldes.

Den största fördelen med att ha upphandlat kommunikation som tjänst är att de har en helhetslösning, som innebär att en part har ansvaret för att det fungerar.

– Tele2 har ansvaret för allt. Vilket innebär en väldigt effektiv hantering för mig som är avtalsansvarig. 

Om det är något Daniel Lindén verkligen vill rekommendera andra, som befinner sig mitt i en upphandlingsfas, att tänka på, så är det att gör ett ordentligt förarbete med ordentlig kravställning. 

– Att få kravbilden på plats var verkligen en av de största utmaningarna, eftersom det är svårt för användarna att beskriva vad de vill ha och utifrån det fånga upp vettiga krav.

Eftersom det är så sällan man upphandlar komplexa telefonitjänster är hans råd att ta hjälp av proffs, som är ett starkt stöd i processen. Han tycker även man bör fråga sig vad det är man vill få ut av upphandlingen och definiera hur samarbetet kommer att se ut. Efteråt är det nämligen försent att ändra sig.

– Vi är jättenöjda, visst hade vi vissa förseningar med att komma igång med de nya tjänsterna, vilket till stor del går att härleda till pandemin – med sjuk personal och komponentbrister, säger Daniel Lindén