-->

”Vi måste ha teknik som alla förstår”

Kontoret Från efterkälken till teknikens framkant. Under pandemin passade Sveriges Ingenjörer på att uppgradera sina mötesrum.
– Vi kände att vi låg efter med de tekniska funktionerna, men nu har vi något som täcker organisationens behov, säger Magnus Böschen.

”Vi måste ha teknik som alla förstår”

Redan innan pandemin insåg Sveriges Ingenjörer att de måste ta ett nytt grepp på sina mötesrum. Fackförbundet hade då otillräckligt med rum, samt att tekniken inte riktigt var tillfredsställande. Det säger Magnus Böschen som är fastighetschef  på organisationen.
– Egentligen hade vi för lite mötesrum. Och av dem var det bara två rum som vi använde för digitala möten. Så när vi började tänka nytt så hade vi planer om att vi dels kunde bygga om, men även att vi ville skapa en gemensam teknik, säger han.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår digitala Premium-tjänst om professionell kommunikation.
  • Nischade nyhetsbrev för Professional och Contact Center.
  • Få tillgång till alla avsnitt i vår utbildnings-tv om Teams, SD-Wan och Chattbotar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

Magnus säger att man, eftersom man äger sin egen fastighet, dels ville utnyttja ytorna på bästa sätt, men även se till att möta organisationens alla behov.
– Det fanns en tydlig önskan om att få till fler mötesmöjligheter. Det var helt enkelt för få mötesrum och de var allt för ofta upptagna. Initialt skulle vi först göra lokalförändringar, men väldigt tidigt tog vi in att vi behövde skapa digitala mötesmöjligheter.

Teknik som alla förstår

När man gick ut i upphandling var flera parametrar viktiga. Dels att det skulle vara en enhetlig standard på tekniken. Men även att det skulle vara lättanvänt.
– Vi måste ha teknik som alla förstår. Det är viktigt. Men sedan måste vi kunna köra alla typer av system. Dels Teams/Skype, men även att kunna ha möten med organisationer som kör andra typer av säte,. Vi ville även ha BYOD-lösningar där mötesdeltagarna tar med sin egen dator och kan välja eget system.

Vidare var det viktigt att man inte låste in sig i en viss typ av system.
– Vi tyckte det var viktigt att det skulle vara enkelt att köra olika system och att tekniken skulle klara det. Man ska kunna utvecklas åt vilket håll som helst.

Och så kom corona. Vilket Magnus då menar drev på behovet, men även förståelsen.
– Generellt kan man säga att vi har legat steget efter, men när pandemin kom och alla var tvungna att jobba på distans, och lära sig hur det fungerar – så var det naturligt att fortsätta på samma spår.

Åtta månaders bygge

Men hur lång tid tog det då att få iordning tio nya mötesrum anpassade för modernt användande?
– Själva ombyggnaden tog åtta månader. Vi har lite bökiga lokaler och de fasta installationerna med ventilation och el tar lite tid.

Så vad tycker då Magnus är de lärdomar man kan dra av projektet. Vilka tips har han?
– Jag tror att man behöver ha örat mot rälsen hela tiden. Det byggs upp behov och då gäller det att man redan innan projektet inleds – har koll på vad de är. Vad pratar folk om och vad vill de ha. Om du fångat in behovet i tid, kan du även få in rätt personer i projektet. Och det gäller att få in personer från organisationen snabbt – det är ju de som ska använda mötesrummen som måste få komma till tals, säger han.

Vidare säger Magnus att det är bra att ta in en inredningsarkitekt för själva den fysiska utformningen, men det viktigaste man som projektledare ska ha i åtanke är att se till att detta balanseras mot behoven som organisationen har.

Två olika uppsättningar

Så vad är det för teknik man har petat in?
– Vi har två olika lösningar beroende på hur stora rummen är. I basrummen är det skärmar samt videobars från Poly som vi pluggar in via usb-c. Sen har vi tre rum som är lite större, där har vi valt samma princip att det ska vara enkelt och tillgängligt. Men där har vi en Logitech-kamera som kan fånga in rummet på bättre sätt. I de större rummen har vi även satt in både högtalare och mikrofon i undertak så att min kan få bättre ljud över hela rummet.

Utöver tekniken så menar Magnus att man även jobbat med att få mötesrummen och ytorna att kännas trevliga.
– Vi har gjort lite förändringar i utseendet för att få in mycket färg, annars är ju många mötesrum uniforma – nu har vi försökt skapa lugna och trevliga miljöer. Sen ska jag ärligt säga att allt inte är helt klart, men det är vi öppna med. Mötesrummen och tekniken är helt klart, men människorna måste få jobba och röra sig i miljön innan vi avslutar det hela. Jag känner att den här typen av projekt är föränderliga och man blir aldrig 100 procent klar. Men det bygger på organisationens behov och förändras därefter, säger Magnus Böschen.

Telekom idag

Telekom idag Premium

Nyhetstjänsten för dig som jobbar med professionell kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde och utbildnings-tv om aktuell teknik.