Det här är viktigast i kommunernas digitaliseringsarbete just nu

Åsa Jahnsson, planeringsledare digitalisering, Göteborgs stad

Vilka är de viktigaste frågorna i digitaliseringsarbetet just nu?

Inom staden, på övergripande nivå, arbetar vi just nu med att förändra styrmiljön inom digitalisering och IT. Det handlar bland annat om styrning, samordning och finansiering av digital utveckling och förvaltning för att skapa förutsättningar för ett mer effektivt och ändamålsenligt arbete kring digitalisering. I arbetet så fokuserar vi därför nu på implementering, arbetssätt och metodstöd för verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering och nyttohemtagning. Det handlar även om att skapa förutsättningar för att få ut än mer synergieffekter men också få en bättre helhetsbild över stadens digitaliseringsarbete.

Var befinner ni er digitalt om tre år?

Den digitala utvecklingen pågår ute i stadens förvaltningar och bolag. Om tre år har vi tagit ytterligare kliv framåt för att nyttja digitaliseringens möjligheter än mer både vad gäller att arbeta med effektiviseringar och att utforska nya möjligheter med stöd av digitalisering.

Vilka är de största hindren för att nå dit?

För offentlig sektor så finns det ett antal gemensamma utmaningar för att fullt ut kunna nyttja potentialen i digitaliseringens möjligheter. Exempelvis finns behov av att tydliggöra hur offentlig sektor ska kunna hantera nuvarande utmaningar kopplat till juridiska förutsättningar.

Thomas Molén, chief digital officer, Umeå kommun

Vilka är de viktigaste frågorna i digitaliseringsarbetet just nu?

Områden som vi har stort fokus på nu är att skapa omställningsförmåga, att skapa grundläggande förutsättningar för digitalisering, att hitta en balans mellan nutid och framtid och att utöka vår samverkan med externa parter.

Skapa omställningsförmåga: Öka förståelsen kring digitaliseringens möjligheter hos politik och högsta tjänstemannaledning. Öka den digitala kompetensen hos medarbetare och chefer. Utveckla ledarskapet ”i en digital tid”, det vill säga vad ställs det för krav på ledare och chefer för att driva en digital transformation. Förändra kulturen – Digital först, det vill säga våga testa nytt och ifråga sätta befintliga arbetssätt. Öka organisationens digitala mognad där vi genomfört en första mätning med stöd av DiMiOS och där vi kommer att påbörja analys och konkreta aktiviteter inom kort.

Skapa grundläggande förutsättningar för digitalisering: Exempelvis genom att tillhandahålla metodstöd för tjänstedesign, projektmetodik, förändringsledning med mera. Skapa arkitekturförmåga i de fyra skikten (teknik, information, verksamhet, strategi). Arkitektur skapar i det strategiska skiktet förutsättningar att styra aktiviteter mot kommunkoncernens övergripande mål och visioner, genom verksamhetskiktet skapas struktur kring våra arbetssätt och processer, i informationsskiftet säkerställs tillgång och kvalité på data och information, och att information finns tillgänglig där den behövs, teknikskiktet utformas så att det på bästa sätt stöttar verksamhetens behov och processer. Vi behöver också säkerställa att det finns rätt kompetens och rätt roller på plats för att driva utvecklingen. Till exempel verksamhetsutvecklare, arkitekter inom de olika skikten, tjänstedesigners, förändringsledare och så vdare.

Hitta en balans mellan nutid och framtid: Bättre resursfördelning mellan nutiden och framtiden. Utveckling och innovation är inte något vi kan göra om det blir tid över sedan vi gjort våra ordinarie uppgifter/förvaltningsuppdrag. Vi måste arbeta på båda plan. Skapa en bra struktur för hur vi fångar idéer behov och hur vi tar dessa vidare. Både förändra kulturen så att medarbetare tillåts test och kan avsätta tid, men också strukturen som vi slussar in dessa idéer i.

Utöka samverkan med externa parter: Vi kommer inte att klara omställningen själv utan vi behöver samverka i mycket större utsträckning. T ex involvera medborgare och kunder i utvecklingen (användardriven utveckling, tjänstedesign), samverka med akademi (Umeå universitet gör en stor satsning på AI men stöd av bl a medel från Wallenbergstiftelsen ), även satsningen Digital Impact North där Umeå kommun är en av parterna. Även hitta en sömlös samverkan mellan kommunens förvaltningar/verksamheter och de kommunägda bolagen.

Var befinner ni er digitalt om tre år?

Vi involverar användarna/medborgarna i vår utveckling, Umeå kommun erbjuder en sammanhållen digital service för medborgarna. Vi har fokus på användarresan och begränsas inte av hur vi i kommunkoncernen är organiserade. Vi har med stöd av portföljstyrning en bra balans mellan att effektivisera vår interna verksamhet samtidigt som vi använder digitaliseringens möjligheter för en behovs- och individanpassad välfärd för våra medborgare. Kommunen erbjuder minst lika attraktiva tjänster och minst samma tillgänglighet som medborgarna är vana vid från övriga samhället och sitt privatliv.

Vilka är de största hindren för att nå dit?

Att vi lägger för stort fokus på här och nu. Läget kanske inte är tillräckligt akut så att vi fullt ut ser behovet av att ställa om.

Mikael Göransson, digitaliseringschef Tomelilla kommun

Vilka är de viktigaste frågorna i digitaliseringsarbetet just nu?

Just nu håller vi på med att automatisera de processer som är tidskrävande och som faktiskt inte behöver någon mänsklig handpåläggning.

Molnresan är också något som jag tror att de flesta brottas med, hur ska vi göra och hur löser vi säkerheten på bästa sätt.

Var befinner ni er digitalt om tre år?

Tre år är en evighet se bara på vad som skett under pandemin vilka jättekliv digitaliseringen tagit. Vi får inrikta oss mycket på att få med säkerheten i all utveckling oavsett från vad och från vad som uppkopplingen sker så ska man nå sina system på ett säkert sätt. AI kommer att vara en stor del av vår vardag.

Vilka är de största hindren för att nå dit?

En stor utmaning är att kunna upprätthålla spetskompetens inom dessa nya områden och här tror jag mycket på samarbeten mellan kommunerna.

Roger Nilsson, utvecklingschef Ystads kommun

Vilka är de viktigaste frågorna i digitaliseringsarbetet just nu?

De viktigaste frågorna i vårt arbete med att ”förflytta” våra arbetsprocesser till mer effektiva sådana är mer relaterade till resurser och kapacitet. Förståelsen, verktygen och metodiken finns. Men vi lider stort av resursbrist. Den andra stora frågan i arbetet med att digitalisera är ”kampen” med leverantörerna om tillgången till API’er och oviljan från en hel del stora leverantörer att öppna upp för oss att hantera informationen på våra villkor.

Var befinner ni er digitalt om tre år?

Jag hoppas på att den absolut största delen av kontakten med våra kommuninvånare, i ärendehantering, är digital och att våra interna processer är helt pappersfria.

Vilka är de största hindren för att nå dit?

Förutsätter vi att resurser tilldelas (vilket jag tror) så är det absolut största hindret att digitalisera våra processer i verksamheterna just motståndet och oviljan från programleverantörerna att öppna upp och låta oss skriva och läsa i databaserna. Här tvingas vi till att använda oss av dyra lösningar som RPA-installationer istället för smidiga och effektiva integrationer.

Vi sitter just nu med frustrationen över att vi inte kan bygga ett sömlöst digitalt flöde på grund av saknaden och oviljan från leverantören att tillhandahålla ett läs API. Vilket tvingar oss till att antingen hantera data manuellt eller med hjälp av RPA i ett moment. Kan även nämna att vi bytte ut ett verksamhetssystem just på grund av detta under fjolåret.

Jens Ingelsäter, tf digitaliseringschef Jönköpings kommun

Vilka är de viktigaste frågorna i digitaliseringsarbetet just nu?

Att säkra kompetensförsörjningen och bygga upp förmåga och kapacitet, ta fram stödjande strukturer och modeller, till exempel nyttorealiseringsmodell.
Detta behöver ske parallellt med att vi levererar riktigt vassa digitala tjänster till gagn för invånare, företagare och medarbetare.

Var befinner ni er digitalt om tre år?

Om tre år har vi gjort en tydlig och också mätbar förflyttning.
Digitaliseringen är en helt naturlig del i vår verksamhetsutveckling och arbetet kännetecknas av mod att våga pröva nytt. Vi är skickliga på att balansera mellan effektivitet och innovation.

Vilka är de största hindren för att nå dit?

Jag ser det som att vi styr och påverkar vår egen utveckling – och ja, vi kommer stöta på olika hinder på vägen. Men det är vår uppgift att ta oss an dessa och överbrygga dem. En av de större utmaningarna har jag nämnt inledningsvis i form av kompetensförsörjning och nödvändig kompetensväxling. Rent generellt är det svårt att få tag på kompetens inom området.