Experterna: Här är fördelarna med rumslösningar

Som en del i detta har flera företag lanserat så kallade rumslösningar. Ett verktyg som ger bra mycket mer funktionalitet utöver videosamtal.

– Man kan säga att den övergripande tanken med videomöten är att man kan ”träffa” människor oavsett var de befinner sig i världen. Men med en rumslösning så ska man kunna få samma upplevelse oavsett om man är fysiskt i rummet eller kopplar upp digitalt, säger Ole Mygind, försäljningschef på Zoom i norra Europa.

Tydliga fördelarna är då effektivare kommunikation, att det är mer engagerande än vanliga videosamtal, högre närvaro samt att det hjälper till att bygga teamkänsla. 

Inte hårdvaran som avgör

Men hur skiljer då en rumslösning mot ett vanligt videomöte? Är det vilken teknik man kopplar till, eller är det utformningen av rummet?

– I princip kan du använda vilken hårdvara du vill. Det är inte där den egentliga skillnaden ligger. I små så kallade Huddle Rooms för tre-fyra deltagare är inte kamera och mikrofoner avgörande, men när du går till större möten så börjar det spela mer roll, säger Ole. 

Och det är här man börjar se fördelarna av de specifika rumslösningarna. 

– Vi har i våra Zoom Rooms funktionen Smart Gallery där vår teknik kan dela upp bilden så man får varje deltagare separat. Därtill har vi Speaker Tracking som håller reda på vem som talar – och gör den bilden större. Det här ställer lite högre krav på tekniken, men de flesta hårdvarutillverkare kan leverera detta.

Zoom har även teknik för riktigt stora möten, såsom att kunna bedriva hybridundervisning. Ole säger att de har flera olika alternativ, men att dessa lösningar ofta även kräver en del hårdvara.

– Vi har ju många kunder inom utbildning och då är ju Lecture mode något som gör att man kan ge alla deltagare, fysiskt som digitalt, en riktig bra upplevelse.
Men allt är inte bara funktioner. Den bakomliggande tekniken menar Ole spelar väldigt stor roll.

– Ljudet är det viktigaste för har du inte bra ljud får du aldrig en bra upplevelse. Här är det viktigt att ha en mjukvara som kan hantera bandbredd och paket-förlust. Där måste jag säga att Zoom har en styrka och vi är kända för att kunna leverera bra ljud- och bildkvalitet även om du har en dålig uppkoppling. 

Hur är det då med BYOD/BYOM, är det något som bidrar till en rumslösning?

– Fördelen med detta är ju att du kan komma på ett möte med vilken enhet som helst, så det ger hög tillgänglighet. Men det är kanske inte är det mest optimala. Dock är Zooms överordnade strategi att titta på slutanvändaren och se vilken lösning som är bäst för dem. Och vi ser att det framförallt ska vara enkelt, säger Ole Mygind.

Inkludering det viktigaste

Även för Microsoft och deras lösning Teams Rooms är slutanvändaren det man fokuserat på. Att ge hen den bästa möjliga upplevelsen.

– En bra upplevelse är grundstenen i hur vi ska lyckas i det nya hybrida normala. I vår data ser vi att 43 procent av hybrida arbetare inte känner sig inkluderade i möten. Här är utmaningen och då är en lösning som Teams Rooms lågt hängande frukt. Vår lösning är enkel och handlar om att skala bort trösklar för möten. Teams Rooms gör det lätt att vara inkluderande – svårt att vara exkluderande, säger Nina Rapp, affärsområdeschef för Modern Work på Microsoft Sverige.

Och just det här är ännu en av fördelarna med en rumslösning – det agerar som en dragare för arbetsplatsen.

– Det vi ser är att när vi har bra inkluderande mötesrum, så är det en del av det som gör att folk kommer in till kontoret. Många har i dag byggt en ok hemmakontors-lösning och kanske tycker det är jobbigt att pendla in till kontoret. Men har man bara rätt sorts upplevelse där – är folk villiga att pendla för att de får bra kvalitet i sina hybrida möten under hela dagen säger Robert Karlsson, ansvarig för Teams Rooms på Microsoft.

Flexibilitet och säkerhet

Robert säger att utöver att vara enkelt och inkluderande så är flexibilitet och säkerhet viktiga fördelar med en rumslösning

– Våra mötesrumslösningar kan spänna från det minsta fokusrummet till den största aulan. Här måste tekniken vara flexibel. Men den måste även vara konsekvent. Teams är en stor plattform med många förmågor och att då ha samma gränssnitt i mötesrummet är en styrka. Man känner igen sig och får igång mötet på tre sekunder istället för fem minuter. 
– Säkerhet är även en otroligt viktig bit och en rumslösning ska ju även vara något som en it-avdelning ska kunna hantera. Här har vi ett låst och managerat operativsystem som innebär att man alltid har en uppgraderar och fungerande lösning. Exempelvis är BYOD inte en jämförbar säker upplevelse för en organisation. Där upptäcker man bristen först efter att man fått in en felanmälan, säger Robert.

Andra fördelar med en dedikerad rumslösning är att den verkligen är anpassad för syftet. Exempelvis sker uppdateringar på avsatt tid, system låser inte heller upp en av deltagarnas enheter och man kan även se till att skräddarsy bild och ljud.

– Ta våra Signature Microsoft Teams Room. Det ska ses som ett verktyg som inte bara är teknik – utan som något som förändrar mötesrumsupplevelsen. Det är inte bara byggt för de i rummet, utan även de som är på distans. Här sitter kamera i samma höjd som de sittande i rummet, deltagarna sitter även i bredd för att att ge bättre interaktion med alla deltagare. Det här är små saker som gör att vi lurar hjärnan lite och då främjar samarbetet säger Robert.

Många mötesrum inte modernt anpassade

Nina säger att 93% av mötesrum globalt sett inte är utrustade för modernt samarbete. Något som då innebär att det finns enormt potential till förbättring och möjlighet att när man väl ska bygga ett fungerande hybridmötesrum.

– Det är ju syftet med rummet som är det viktiga. Och det innebär mer än att man bara ska ha en kamera. Under pandemin när vi alla tvingades till distansarbete gick produktiviteten först upp, men det var ofta på bekostnad av kreativitet. En rumslösning tar in många fler aspekter och det vi gör är att erbjuda flexibilitet och möjligheter.

– I ett litet rum kanske det snarare ska vara en kamera med vidvinkel så alla får plats, i ett stort rum är det kanske tvärtom med en kamera som har bra zoom. Eller för den delen, ta Signature-rummet. Här kan Intelliframe förstå vad som är personer i rumskameran, ge dem egen bildruta i Teamsmötet och även identifiera vem som är i rummet och då sätta deltagare i en lista – vilket gör att det är enkelt att förstå vilka som är med i mötet. Överlag måste man tänka till vad man ska göra i rummet, vilket typ av möte ska vi ha där, ett kreativt och interaktivt möte ställer andra krav än till exempel ett traditionellt presentations- och diskussionsmöte säger Robert.

Om en rumslösning kan ses som en skräddarsydd möteskostym, hur ser man då på BYOD/BYOM på Microsoft?

– Vi ser inte att det finns någon stor efterfrågan i Sverige. Utan det vi ser är att man vill ha den enkla, strukturerade och säkra lösningen. Det finns dessutommånga fördelar som till exempel funktionen Companion-device då kan man använda en mobil som komplement för att styra mötet, lägga till kommentarer, presentera innehåll mm säger Nina.

– Och om man vill dela innehåll från en egen dator eller ansluta till Webex- eller Zoommöten så har vi sådana funktioner inbyggda i Teams Rooms. BYOD handlar om att ta sin egen enhet och personliga Teamsklient och skala upp dem, men det är inte vår strategi. Men om man ändå går den vägen så har vi flera tillverkare som har certifierad utrustning anpassad för att kunna köra BYOD, säger Robert.