Ramirent lyckades med telefonibytet

I Ramirents Sverigeväxel är det tre personer som svarar. De gör det för alla de 80 siter där Ramirent finns närvarande i Sverige, och för alla de 700 medarbetarna som den finländska maskinuthyrningsjätten har här. Nu har de fått en ny telefonilösning. Innan bytet stod Ramirent med en sex år gammal växellösning som det var dags att lämna. Sex år är en evighetslång tid i teknikvärlden och därför valde man från Ramirents sida att ta in utomstående konsulthjälp från Ucit för att få hjälp att välja lösning och genomföra projektet. Totalt har det tagit ett och ett halvt år.

– Vi var noga med att genomföra en ordentlig förstudie. Ramirents verksamhet hänger mycket på telefon och den kundkontakten. Det är vår viktigaste försäljningskanal, säger Catrine Prytz, kontorsservicechef på Ramirent.

Kanske hänger det ihop med den verksamhet som Ramirent bedriver, med uthyrning av i många fall komplexa lösningar. Personlig kontakt regererar, trots att man har andra försäljningskanaler. I Sverige finns Ramirent representerade på 80 platser, de olika kundcentren och kontoren är av varierande storlek med väldigt varierande förutsättningar. På de platser där de anställda är under 10 utför de flesta många olika arbetsuppgifter – på större kontor kan istället 5–6 anställda arbeta dedikerat.

– Ucit besökte våra kundcenter, främst de där man haft synpunkter på telefonin, därefter kunde de bilda sig en egen uppfattning om behoven på våra kundcenter och vilka lösningar som kunde vara tänkbara, säger Catrine Prytz.

Ramirent hade, efter några tidigare it-projekt, mötts av viss kritik internt eftersom anställda inte upplevt att de varit tillräckligt delaktiga. Den här gången var man alltså extra måna om att göra rätt.

Tre alternativ

För ungefär ett år sedan, i januari 2016, stod Ramirent med tre alternativ. Det var de olika företagen som var aktuella för att bli deras nya telefonileverantör.

– Vi hade workshops i flera dagar på vår konsults kontor. Vi hade många olika funktioner samlade, vi handplockade olika funktioner och inte minst från olika delar av landet, säger Catrine Prytz.

Det första steget för att sila fram de tre kandidaterna var att ta in offerter på konsultbolag som kunde hjälpa till att driva projektet. Också det faktum att sex år hade gått sedan Ramirent upphandlade den tidigare telefonilösningen bidrog till att man var extra angelägna och måna att ta hjälp utifrån.

– Vi hade vårt system under de sex åren, och under den tiden tittar man kanske inte så mycket på de andra alternativen , säger Catrine Prytz.

Och, med de mindre goda erfarenheter man haft av tidigare projekt, så blev nästa steg att lägga ut frågor på intranätet som alla medarbetare på företaget kunde besvara.

– Vi fick in synpunkter från alla funktioner, så alla som använder telefonen i jobbet fick möjlighet att säga sitt.

Ingen ip-telefoni

Det var också väldigt viktigt att se till så att den lösning som man skulle välja också passar företaget, både tekniskt och rutinmässigt. I slutänden blev det Icentrex som tog hem affären, en av anledningarna är att man från Ramirents sida såg en möjlighet till ett mer flexibelt och anpassat samarbete, i bättre samklang med företaget. Också växelplattformen var en viktig faktor.

– De jobbar med Mitels Telepoplattform som är flexibel och under utveckling, säger Catrine Prytz. 

Ett annat specialkrav från Ramirents sida är att man medvetet valt bort ip-telefoni för att istället satsa helhjärtat på en lösning med mobiler.

– Vårt datasystem tillät inte att vi jobbar med ip-telefoni. Eftersom vi finns på många olika, mindre, siter, så har vi inte kapacitet till det, säger Catrine Prytz.

De enda som använder en softphonelösning i dagsläget är växeltelefonisterna på Göteborgskontoret. De övriga använder mobilen istället.

Ramirent jobbar huvudsakligen med telefoner från Apple och Samsung, där de senares utbud av ruggade mobiler är ett viktigt argument.

– Samsung har ju ett utbud av ruggade enheter och det är viktigt för oss att en del av våra anställda ska kunna använda sina telefoner i olika väder och vind, säger Catrine Prytz.

Managering och webshop för hårdvara ligger fortfarande kvar inom det tidigare avtalet, men det är också något som man från Ramirents sida ska se över inför framtiden.