Varberg lyfter Skypeluren

Telefoniplattformen i Varbergs kommun har en förhistoria som sträcker sig ungefär tjugo år bakåt i tiden. 1996 behövde Varbergs kommun en ny växel som man då upphandlade tillsammans med grannkommunen Kungsbacka. 2008 var det dags för en ny lösning. Det var Anders Boustedts första uppdrag som ny it-chef i kommunen.

– Kungsbacka hade lite mer bråttom än oss, så de dundrade på, säger Anders Boustedt, idag it-strateg i Varbergs kommun.

Något år senare besökte han ett av Microsofts event i USA, där Microsofts egna cio Walter Puschner höll ett föredrag om möjligheten att använda Lync, idag ersatt av Skype för företag, som telefoniväxel. Där och då väcktes Anders Boustedts intresse på allvar för att använda Skype för företag som växellösning.

– Att få allt samlat i ett verktyg tyckte jag verkade jättespännande, inte minst eftersom det blir lättare för användarna. De behöver inte tänka på att de ska gå in i ett videokonferensrum och koppla upp sig för att ta ett exempel, säger Anders Boustedt.

Det här var ungefär 5–7 år sedan. Då fanns det inte möjlighet att bygga en Skype för företag-baserade växellösning i molnet. Istället har man inom kommunen arbetat mot en on premise-lösning.

– Tidigt 2011 gjordes en förstudie och då handlade vi upp stöd, säger Anders Boustedt.

Tillsammans med konsultfirman Uclarity genomförde man ett pilottest som omfattade 430 användare, där man fick goda resultat. Men efter det drog saker och ting ut på tiden. 2015 ökade man hastigheten i projektet men då var man också nödgade att skära i projektet, helt enkelt eftersom det dragit ut på tiden. Den stora flyktingkrisen kom också att påverka Varbergs kommun och det gjorde att man fick direktiv att inte störa kommunens chefer.

– Vi fick ordern att inte störa några chefer och det lanseringspaket som vi hade tagit fram för kommunens chefer blev vi tvingade att släppa taget om. Vi hade annars en tanke om att de skulle gå i framkant, säger Anders Boustedt.

Byggt extrafunktioner

Men, hur får man då en uc-lösning som Skype för företag att ersätta en växeltjänst? Det görs inte av sig självt, ska sägas på en gång. Någon behöver komplettera telefoniplattformen med funktioner för växellösningen. Man måste dessutom hantera ett antal övriga faktorer som mobiler och – på en kommun – faxar. Vi kan börja i ena änden, funktioner för växeltelefonisternas funktioner. Här har man använt en tredje part som utvecklat de funktionerna.

– Är man en mindre spelare sägs det att man kan klara sig med Skype för företags egen telefonistapplikation, men det går inte när man är en stor kommun som vi är, säger Anders Boustedt.

Så här har man tagit fram nödvändiga funktioner som ringslingor, bättre möjligheter att koppla samtal vidare och svarsgrupper.

– Det är lite som en pyjamas ovanpå Skype för företag, säger Anders Boustedt. Företaget som stått för utvecklingen, Competella, har tagit fram ett antal olika extra funktioner. Förutom telefonistapplikation gäller det svarsgrupper, sökmotor och andra viktiga stödsystem.

Parallellringning

Man behöver också ett annat tänk för att lösa utbudet av de faktiska telefonerna. En standarduppsättning för användarna är Skype för företag-klienten i datorn, kombinerat med en mobiltelefon. För mobilerna används inte någon mex-lösning, inte heller Microsofts Skype för företag-app. Istället jobbar man med parallellringning. Där har man från Varbergs sida behövt lösa det rent praktiska tillsammans med kommunens operatör, Telenor.

– När ett samtal kommer in så fångas det upp av Telenor och skickas ut både till mobilen och till datorn. Det är väldigt lätt att överföra samtal från datorn till mobilen, om jag till exempel behöver ta mig någonstans. Att sedan flytta tillbaka det till datorn är däremot tyvärr inte lika enkelt, säger Anders Boustedt.

För den inkommande trafiken jobbar kommunen med sip-trunkar på två platser i kommunen, en i den norra och en i södra delen så att den ena kan agera backup om något händer den andra och vice versa. Där konverteras informationen så att det fungerar med en ip-baserad tjänst som Skype för företag. För extra driftsäkerhet arbetar man också med dubbla internetförbindelser.

Inom vissa verksamheter i kommunen har det dock behövts tillgång till en fysisk telefonlur. Främst gäller det verksamheter där flera personer svarar på telefonsamtal – det kan röra sig om exempelvis badhusets entré. Där har man bordstelefoner för Skype för företag.

– Det är lite behovsanpassat vad man använder. De som sitter på kontoren har en smartphone och Skype for business i datorn och då ringer det på båda, oavsett om det är samtal till fastnätsnumret eller mobilnumret. Sen finns de som bara har telefonen i datorn eller bara mobilen, säger Anders Boustedt.

Kommunen använder både fastnätsnummer och mobilnummer, även om Anders Boustedt själv ställer sig något frågande inför det.