Dialog vägen tillbaka till KST

[ARTIKEL UR TELEKOM IDAG NUMMER 4/2012] Lennart Wallén är managementkonsult och strategisk rådgivare till it-direktören i Region Skåne. Han har varit med i upphandlingarna de senaste två åren genom sin position i den strategiska styrgruppen. Det är också där han har fått sina erfarenheter av konkurrenspräglad dialog, KPD, ett upphandlingsförfarande som kunde börja användas 2010 enligt lagen om offentlig upphandling.

– Konkurrenspräglad dialog ger en möjlighet att gå in i dialog med tänkbara leverantörer innan man sätter hela kravspecifikationen. Det var alldeles nödvändigt eftersom Region Skåne sökte en partner för en stor förändringsprocess över minst fem års tid, förklarar Lennart Wallén och jämför med svårigheten att kravställa en blivande fru eller man.

”Bara byta telefoner …”

Dessutom ville man desperat undvika en repris av den stora KST-affären 2004, där hela telefonin lades ut till Siemens Enterprise. Då uppstod en tydlig språkförbistring. Det visade sig exempelvis att ingen av parterna ansåg sig ansvara för ”change management”.

– Man hade tecknat ett intentionsavtal på hög nivå, med oklara styrparametrar och en bristande beskrivning av den förväntade leveransen.

Enligt Lennart Wallén var grundapproachen: ”Vi ska ju bara byta telefoner. Hur svårt kan det vara?”. I verkligheten handlade det om ett teknikskifte som inkluderade varenda verksamhetsprocess och riktigt kritiska delar som jourväxel och hjärtlarm. Projektet kantades av så kraftiga störningar och problem att ip-telefonin slutligen Lex Maria-anmäldes av chefsläkarna 2007. Två år senare valde Region Skåne att köpa loss telefoniplattformen från Siemens och själva ta över driften fram till det nya avtalet med Telia i januari 2012.

Kräver stora resurser

Den här gången har Region Skåne arbetat fram en helt annan grund för outsourcingen av kommunikationstjänster. Men förfarandet med konkurrenspräglad dialog har både för- och nackdelar.

– KPD är oerhört mycket mer resurskrävande än en normal upphandlingsprocess i den offentliga sfären. Det var flera personer som arbetade heltid under ett år med grundliga analyser av lösningar och dialoger med varje tänkbar leverantör, berättar Lennart Wallén.

Region Skåne hoppades på att snabbt få tillgång till kreativiteten och kompetensen hos leverantörerna. Till en början gick det lite trögt och det visade sig att det krävdes tydligare garantier om vattentäta skott mellan leverantörernas lösningsförslag för att de skulle våga komma med alla sina bästa idéer.

Det är enormt strikta krav på upphandlingssekretess, vilket kan vara en tufft med så många personer inblandade. Samtidigt är det inte rättsligt prövat än hur mycket parterna egentligen får tala om under en KPD-process. Region Skåne valde därför en försiktig väg inom regelverket för att inte hamna i en överprövning av avtalet.

– Samtidigt har vi genom det flyttat risken till avtalsperioden. För det avtal som har träffats får inte förändras alls under avtalsperioden, till skillnad mot i näringslivet.

Behålla kompetens

Enligt Lennart Wallén, som i affären 2004 befann sig på leverantörssidan hos Siemens, är den viktigaste lärdomen därifrån att behålla mer av den egna kompetensen inom organisationen.

– Då gav Region Skåne ifrån sig all kompetens till leverantören. Det var en stor orsak till att det projektet hamnade på magen.

I det nya KST-projektet kommer Region Skåne att ha en egen förvaltare för varje komponent, exempelvis fiberlan. Olika teknikval styrs främst av leverantören samtidigt som regionen behåller rätten att lägga in veto. Men det viktigaste är vad som händer när avtalet går ut.

– I LOU förutsätts att man förnyar avtalet efter den fastställda tiden. Om du då inte har kvar den egna kompetensen kan du hamna helt i knäet på den leverantör du har lagt ut allt till. Det undviker vi nu, säger Lennart Wallén.