Expertens tips: Så lyckas ni med hybrid-arbetet

– Vi behöver friheten att själva kunna bestämma var vi utför vårt arbete. Pandemin har visat oss att det fungerar att jobba hemifrån och att de tekniska lösningarna finns på plats, säger Mårten Hellebro.

Han tror att de företag som tvingar folk att jobba från kontoret kommer att få svårt att behålla sin personal i det långa loppet.

– Oavsett om man föredrar att jobba hemifrån eller från kontoret, så tror inte jag att människor vill ha en arbetsgivare som bestämmer det åt en. Det är gamla skolan.

Han menar dessutom att hybridarbetet är bättre anpassat till oss som individer och att livspusslet är lättare att få ihop om man får bestämma själv.

– För vissa fungerar det bättre att arbeta hemifrån medan andra föredrar att jobba ifrån kontoret, men för de flesta av oss kommer nog en kombination vara det vinnande konceptet. Det beror på hur man är lagd och i vilken fas i livet man är i.

Frivillig kontorsnärvaro bäst

Efter att restriktionerna lättade i september har Mårten Hellebro sett flera exempel på hur företagen har löst fördelningen och enligt honom har fördelningen som skett på frivillig basis fungerat bäst.

– Jag har sett system där man bokar kontorsplatser, som dels byggt på först till kvarn-principen men även varianter där människor själva får välja fasta arbetsdagar för när de arbetar på kontoret. Vissa har också valt att synka dagar på kontoret med kolleger, team och projekt.

Trots att företagen har vetat om att vi kommer komma till ett hybridläge tycker Mårten Hellebro att de har varit dåligt förberedda på omställningen.

– När kontoren var stängda hade man ett gyllene tillfälle att uppgradera konferensrummen tekniskt, vilket tyvärr inte har gjorts i tillräckligt stor utsträckning. De som väljer att arbeta hemifrån ska kunna höra och se vad som skrivs på whiteboardtavlan lika bra som dem som är på plats. Annars bildas det snabbt ett A- och ett B-lag vilket kan vara förödande för sammanhållningen och samarbetet.

Hybridlandskap är mer krävande

Mårten Hellebro berättar att omställningen till hemarbete gick relativt lätt när pandemin slog till eftersom alla då arbetade hemifrån och var med i diskussionerna på samma nivå. Han tror däremot att det nya hybridlandskapet kommer att kräva mer av oss.

– När alla satt hemma bokade man in virtuella kafferaster där man kunde hänga och prata av sig. Det som händer nu är att de är på kontoret får dessa möten naturligt, medan hemmajobbarna missar ”snacket” i korridoren eller vid kaffemaskinen.

Enligt Mårten Hellebro behöver man därför gemensamma rutiner kring hur man delar information i det nya hybridlandskapet.

– Det är naturligt att diskussionerna i konferensrummet fortsätter även efter det att mötet avslutats på Teams. Det är även lätt hänt att man fattar några beslut på väg till kaffemaskinen, som de som sitter hemma inte vet om eller är en del av.

Samarbete i rätt kontext

Därför vill Mårten Hellebro lyfta fram de olika arbetsverktygen som finns i samarbetsplattformar.

– Teams är inte bara ett program för virtuella möten. Själva grunden är samarbetet kring team och kanaler, där man kan kommentera, dela, gilla och samarbeta i dokument. Samarbetet i kanaler sker hela tiden i kontexten av just den konversationen, dokument som delas hittas också i rätt kontext, personer som ansluter senare har hela historiken och kan direkt komma in i matchen, och det är transparent för alla medlemmar i teamet. Precis så behöver det vara för att hybridkontoret ska fungera och ingen ska bli lämnad utanför.

Han förstår samtidigt att det är lätt hänt att man mailar över information och dokument av gammal vana eftersom det är så vi har gjort i mer än tjugo år. Men vill poängtera att det nu är viktigare än någonsin att förstå skillnaden i hur informationen delas och sprids för att informationen ska nå alla.

– Att mejla är långt ifrån det bästa sättet att kommunicera i en organisation. Det gäller att förstå skillnaden i hur information sprids. Om jag mailar ett dokument till dig sker utbytet bara mellan dig och mig, och jag vet inte om du mejlar det vidare. Men om jag istället lägger upp dokumentet i vårt gemensamma team kan alla diskutera och kommentera det.