Expertens tips: Så lyckas ni med hybrid-arbetet

Kontoret Det nya normala … men inte utan nya problem. För många företag är hybridkontoret nu verklighet och det innebär en hel del utmaningar.
– Hybridlandskapet ställer högre krav, säger experten Mårten Hellebro.

Expertens tips: Så lyckas ni med hybrid-arbetet
Mårten Hellebro, it-konsult och Teamsexpert

Coronapandemin har för alltid förändrat arbetskulturen på våra arbetsplatser. Det menar it-konsulten och Teams-experten Mårten Hellebro. Han säger att företag nu bör låta folk själva få välja var de vill sitta och utföra jobbet. Men med den ”friheten” kommer nya utmaningar. Hybridlandskapet ställer högre krav på att information är spårbar och transparent.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Telekom idag premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Tillgång till vår unika digitala Premium-tjänst öppen bara för prenumeranter.
  • Ett nischat nyhetsbrev för just ditt intresseområde; Professional eller Contact Center.
  • Full tillgång till vår digitala kunskapsbank med över 16 000 artiklar.
  • Sex papperstidningar om året med tydligt fokus på Telekom-branschens viktigaste frågor.
Redan prenumerant?

– Vi behöver friheten att själva kunna bestämma var vi utför vårt arbete. Pandemin har visat oss att det fungerar att jobba hemifrån och att de tekniska lösningarna finns på plats, säger Mårten Hellebro.

Tips: Så här lyckas du med hybridkontoret

  1. Teams är inte bara ett program för videomöten. Det är framförallt ett samarbetsverktyg med många bra funktioner för att dela information.
  2. Skapa en tydlig kultur kring hur ni ska samarbeta och dela information i den nya hybrida arbetsplatsen.
  3. Försök inte att styra var personalen ska jobba ifrån. Låt det vara frivilligt men strukturerat.
  4. Se till att konferensrummen har rätt utrustning. De som arbetar hemifrån ska höra och se lika bra som de som sitter på kontoret.

Han tror att de företag som tvingar folk att jobba från kontoret kommer att få svårt att behålla sin personal i det långa loppet.

– Oavsett om man föredrar att jobba hemifrån eller från kontoret, så tror inte jag att människor vill ha en arbetsgivare som bestämmer det åt en. Det är gamla skolan.

Han menar dessutom att hybridarbetet är bättre anpassat till oss som individer och att livspusslet är lättare att få ihop om man får bestämma själv.

– För vissa fungerar det bättre att arbeta hemifrån medan andra föredrar att jobba ifrån kontoret, men för de flesta av oss kommer nog en kombination vara det vinnande konceptet. Det beror på hur man är lagd och i vilken fas i livet man är i.

Frivillig kontorsnärvaro bäst

Efter att restriktionerna lättade i september har Mårten Hellebro sett flera exempel på hur företagen har löst fördelningen och enligt honom har fördelningen som skett på frivillig basis fungerat bäst.

– Jag har sett system där man bokar kontorsplatser, som dels byggt på först till kvarn-principen men även varianter där människor själva får välja fasta arbetsdagar för när de arbetar på kontoret. Vissa har också valt att synka dagar på kontoret med kolleger, team och projekt.

Trots att företagen har vetat om att vi kommer komma till ett hybridläge tycker Mårten Hellebro att de har varit dåligt förberedda på omställningen.

– När kontoren var stängda hade man ett gyllene tillfälle att uppgradera konferensrummen tekniskt, vilket tyvärr inte har gjorts i tillräckligt stor utsträckning. De som väljer att arbeta hemifrån ska kunna höra och se vad som skrivs på whiteboardtavlan lika bra som dem som är på plats. Annars bildas det snabbt ett A- och ett B-lag vilket kan vara förödande för sammanhållningen och samarbetet.

Hybridlandskap är mer krävande

Mårten Hellebro berättar att omställningen till hemarbete gick relativt lätt när pandemin slog till eftersom alla då arbetade hemifrån och var med i diskussionerna på samma nivå. Han tror däremot att det nya hybridlandskapet kommer att kräva mer av oss.

– När alla satt hemma bokade man in virtuella kafferaster där man kunde hänga och prata av sig. Det som händer nu är att de är på kontoret får dessa möten naturligt, medan hemmajobbarna missar ”snacket” i korridoren eller vid kaffemaskinen.

Enligt Mårten Hellebro behöver man därför gemensamma rutiner kring hur man delar information i det nya hybridlandskapet.

– Det är naturligt att diskussionerna i konferensrummet fortsätter även efter det att mötet avslutats på Teams. Det är även lätt hänt att man fattar några beslut på väg till kaffemaskinen, som de som sitter hemma inte vet om eller är en del av.

Samarbete i rätt kontext

Därför vill Mårten Hellebro lyfta fram de olika arbetsverktygen som finns i samarbetsplattformar.

– Teams är inte bara ett program för virtuella möten. Själva grunden är samarbetet kring team och kanaler, där man kan kommentera, dela, gilla och samarbeta i dokument. Samarbetet i kanaler sker hela tiden i kontexten av just den konversationen, dokument som delas hittas också i rätt kontext, personer som ansluter senare har hela historiken och kan direkt komma in i matchen, och det är transparent för alla medlemmar i teamet. Precis så behöver det vara för att hybridkontoret ska fungera och ingen ska bli lämnad utanför.

Han förstår samtidigt att det är lätt hänt att man mailar över information och dokument av gammal vana eftersom det är så vi har gjort i mer än tjugo år. Men vill poängtera att det nu är viktigare än någonsin att förstå skillnaden i hur informationen delas och sprids för att informationen ska nå alla.

– Att mejla är långt ifrån det bästa sättet att kommunicera i en organisation. Det gäller att förstå skillnaden i hur information sprids. Om jag mailar ett dokument till dig sker utbytet bara mellan dig och mig, och jag vet inte om du mejlar det vidare. Men om jag istället lägger upp dokumentet i vårt gemensamma team kan alla diskutera och kommentera det.

Senaste artiklarna

Kontoret

Samarbete

Whitepaper

Kontaktcenter

Karriär

Telekom idag

Telekom idag Premium

- för dig som behöver full koll på framtidens kommunikation. Nu med nya nischade nyhetsbrev för ditt intresseområde.