Expertens sju supertips: Så skapar du ett kontor som medarbetarna längtar till

Heléne Lidström är van vid att skapa högklassiga kontor. Efter många år som marknadsdirektör på Microsoft ansvarade hon för ett av Microsofts största förändringsprojekt, nämligen att skapa ett flexibelt kontor och arbetssätt och detta var långt innan pandemin. Även om motståndet var stort från medarbetarna initialt resulterade förändringen i en mängd utmärkelser som exempelvis ”Sveriges bästa arbetsplats” och ”Sveriges snyggaste kontor” tre år i rad. 

Intresset från andra organisationer och företag var stort för att lära och inspireras av Microsoft. Under sin tid på Microsoft tog hon emot över 100.000 besökare, det kom ledningsgrupper, busslaster med medarbetare från ABB, bankmänniskor från Frankrike och TV-team från Norge. 

Hon fick frågan från ett bokförlag att dela erfarenheter och lärdomar, resultatet blev boken ”Det nya arbetslivet – så skapades Sveriges bästa arbetsplats” som kom ut 2016.

Numera jobbar hon som arbetsplatsstrateg på fastighetsbolaget Castellum, där hon hjälper hyresgästerna att anpassa arbetsplatsen utifrån både ledningens syn på flexibilitet och verksamhetens behov.

Många organisationer brottats med hur de ska kunna skapa arbetsplatser medarbetarna längtar till – och inte känner sig tvingade att återvända till. Helene menar att varje organisation behöver göra sin hemläxa för att hitta lösningen, men trots olika behov är den gemensamma nämnaren tydlig; vi behöver utforma mer flexibla arbetsplatser där vi kan vara produktiva både enskilt och tillsammans. 

Helene har identifierat sju viktiga nycklar för att skapa arbetsplatser att längta till:

• 1. Funktionalitet 

Det absolut viktigaste är att arbetsplatsen ska möta våra behov av både samarbete och individuellt arbete. Många utgår nu ifrån att arbetsplatsen primärt ska vara en mötesplats för att uppmuntra till samarbete både inom avdelningen och tvärfunktionellt och till umgänge och sociala aktiviteter. Det är viktigt.

Men vi får inte glömma bort det individuella perspektivet. Anledningen att många väljer att arbeta hemifrån är att man upplever att man inte kan fokusera på kontoret. Undersökningar bekräftar att kontoret underpresterar när det kommer just till individuellt fokuserat arbete. Vi måste säkerställa att vi kan tillgodose miljöer för både det individuella arbetet och samarbete. Vi ser tex ett mycket större behov av fler fokusrum där medarbetare kan arbeta enskilt utan distraktioner än tidigare.

• 2. Hälsa och välmående

Det finns extremt mycket forskning kopplat till vad som både är bra för kroppen och knoppen. Jag brukar luta mig mot tallriksmodellen för hjärnan (The Healthy Mindplatter, som skapats av David Rock och Daniel Siegel). Egentligen handlar det om att skapa tid, utrymme och miljöer för en mängd olika aktiviteter som tex återhämtning, reflektion och rörelse. Jag jobbade med ICA i många år och där skapade vi rörelsearbetsplatser. Det kan handla om gåband och cyklar istället för en stol vid skrivborden, men det går också att experimentera med teknik, ett litet svårmöblerat rum kan omvandlas till en yogasal eller en grönskande park med hjälp av ett par vr-glasögon. Förra veckan fick jag ett roligt rörelsepass med hjälp av vr-glasögon på Länsförsäkringars nya kontor på Tegeluddsvägen i Stockholm. En bra kombo av både rörelse och umgänge, det blev mycket skratt för både mig och kollegorna i rummet. Sen tror jag mycket på att skapa lugnare zoner där man verkligen kan få lugn och ro. Det går kanske att ha en del av lunchrummet avdelat för de som inte vill prata och socialisera. 

• 3. Biofili

90% av vår tid tillbringar vi inomhus och som en konsekvens av all inomhustid spenderar vi allt mindre tid i naturen, trots att vi vet att naturen är välgörande för både kropp och själ. Men det går att lura hjärnan genom att ta in naturen på kontoret. Exempel på hur man kan visualisera detta är genom växter, naturmaterial och naturfärger. Men det kan också visualiseras med ljud och ljus som tex fågelkvitter eller porlande bäckar som lugnande och avkopplande ljud på toaletten. På Castellums huvudkontor finns bland annat en lägereld och ett ljusterapirum, som inte bara är ett samtalsrum utan också med en funktion. Forskningen visar att sådana lösningar är väldigt effektiva för att få ner stressnivån. 

• 4. Service

Vill man inte behöva tvinga de anställda tillbaka till kontoret utan i stället få dem att längta dit tror jag service är något som man ska lägga mycket kraft på. Det kan handla om enkla saker som att tillhandahålla fräscha handdukar och tvålar på kontoret. Det uppmuntrar till rörelse och känns väldigt lyxigt att slippa trycka ned en blöt handduk i väskan. Ditt kontor kanske ligger långt ifrån restauranger och sådant, då kan en form av service vara att ha cyklar som medarbetarna kan låna. Ett mindre företag jag jobbat med har ett fint kontor i Stockholm och väldigt många unga anställda. De låter sina anställda använda kontoret på kvällar och helger till middagar med vänner och så vidare, vilket är väldigt uppskattat. Det är en fantastisk service som kanske inte är möjligt på ett större företag. En del organisationer välkomnar hundar till kontoret. Mitt tips är att analysera de anställdas behov och tillgodose dem utifrån bästa förmåga. Men man ska inte underskatta att riktigt bra kaffe och den klassiska fruktkorgen uppskattas av många.

•  5. Intelligens

När vi utformar arbetsplatser idag finns det mycket intelligens som vi kan bygga in som gör att vi kan få en mängd data kring hur, vad och när vi använder kontoret.

Med hjälp av sensorer kan vi se beläggningen på kontoret i stort men också bryta ned det på varje enskild plats på kontoret. Detta bidrar till att vi har ett bra faktaunderlag när vi ska utveckla och förbättra arbetsplatsen. Två saker som är viktigt. 1 när vi utvärderar data behöver vi få en förståelse varför tex beläggningen är låg på en given plats. Är det att miljön inte möter våra behov eller är det att det tar tid att ändra beteenden om detta är en ny typ av miljö som vi inte har haft tidigare. För att hantera datan behöver vi ha förmågan att förstå och tolka den för att utveckla ännu bättre arbetsplatser baserat på den.

• 6. Flexibilitet

Många blir rädda när de hör orden flexibel arbetsplats och tänker att de måste komma tidigt till arbetsplatsen och likt en tysk badturist paxa plats. Men så ska det givetvis inte vara. Det är viktigt att vi reder ut begreppen kring flexibla arbetsplatser. För flexibelt är faktiskt inte detsamma som flexibelt. 

Redan innan pandemin hade vi en beläggning vid våra skrivbord på ungefär 30 procent. Den siffran har knappast gått upp sedan dess och då blir det inte riktigt försvarbart att ha fasta platser. Men att bara dra ned på yta och skrivbordplatser och införa clean desk ger ingen vinst för medarbetare. Tvärtom. Däremot när vi skapar en hög variation av mötesplatser och arbetsplatser så visar det sig att det är typ av miljö som man uppskattar mest. 

Att ha ett helt smörgåsbord av alternativ att kunna välja på. Jag ska kunna gå i väg och sitta i ett eget rum när jag behöver det, men också kunna sitta på en öppen och tillgänglig plats med mina närmaste kollegor när jag har behov av det. Det handlar om att börja med att analysera medarbetarnas behov och utforma kontoret utifrån det. 

•  7. Återbruk.

Det handlar om att tänka resursmässigt och miljömässigt smart. Många ser nu efter pandemin över sina kontor och mitt råd är att återbruk alltid trumfar nytt.

I största möjliga mån kan man faktiskt utgå från det man har. Det går att vara väldigt kreativ. Om stativen fortfarande fungerar kanske man inte behöver byta ut hela skrivbordet, utan bara själva bordsskivan. Man kan slipa, måla om, eller klä om möbler. En möbeltvätt kan bidra till att den gamla soffan blir som ny.  

Ett alldeles underbart exempel på hur man kan tänka återbruk och samtidigt involvera sina medarbetare är Vasakronan som skulle skapa ett stort härligt lunchrum och umgängesyta. I stället för att köpa in nya stolar bad de alla anställda att ta med en gammal köksstol hemifrån. Medarbetarna blev väldigt engagerade och tog med köksstolar från vinden, någons mormor och så vidare. Sedan målade man alla stolar i samma färg och fick till ett väldigt härligt lunchrum. I stället för att köpa 200 likadana stolar fick medarbetarna känna sig delaktiga, engagerade och stolta. Det tycker jag är ett superbra exempel på hur man kan göra. Fackförbundet Vision återbrukade en stor del av möbler och inredning när de renoverade kanslihuset på Kungsgatan i Stockholm. Det sista piffet inhandlades på Myrorna för några hundralappar och bidrog till att känslan ”professionellt hemtrevligt” kunde uppnås.